Een goede voorbereiding van een evenement is het halve werk. Organisatie van evenementen heeft vaak een lange aanloop nodig. Allereerst moet je in grotere steden op tijd op de evenementenkalender komen met je evenement. Dan gelden er vervolgens steeds meer eisen om een evenementenvergunning te krijgen. Er wordt vaak bezwaar gemaakt tegen de organisatie van een evenement of festival. Maar bij de gemeente gaat het ook regelmatig fout in de besluitvorming. Ik noem een paar gevallen die recent bij de rechter kwamen.

Kader voor verlening vergunning voor een evenement

De lokale autoriteit, de gemeente, behandelt de aanvraag voor een evenementenvergunning. Meestal is in de Algemene Plaatselijke Verordening (Apv) een regeling opgenomen voor vergunningverlening voor een evenement.  Doorgaans is er een evenementenbeleid waar de vergunningaanvraag voor een evenement naast de vereisten in de Apv aan wordt getoetst. De ene gemeente kan terughoudender zijn dan in een andere gemeente en omstandigheden kunnen verschillen. Een zorgvuldige behandeling met goede toetsing en besluitvorming staan steeds voorop en moet ook blijken uit het besluit waarbij de vergunning wordt verleend of afgewezen. Daarbij hanteren de gemeenten voor evenementen vaak dezelfde uitgangspunten voor bijvoorbeeld grote of kleine evenementen, door het gebruik van een gezamenlijk handboek.

Onvoldoende informatie bij vergunningaanvraag leidt tot buitenbehandelingstelling

Ook voor een traditioneel en cultureel Koerdisch festival dat bestaat uit muziek, dans, kunst en cultuur, is een vergunning nodig. Voor dat evenement worden internationale persoonlijkheden en politieke partijen, non-gouvernementele en (minderheden-)organisaties uitgenodigd. De gemeente heeft de aanvraag van het cultureel evenement niet in behandeling genomen, omdat de aanvrager niet alle – volgens de gemeente benodigde – gegevens heeft ingeleverd. Een email met het voorlopige programma was naar een verkeerd adres gestuurd. Toch ging de aanvrager in bezwaar en beroep.

De gemeente kon zich volgens de rechter op het standpunt stellen dat zonder méér (concrete) gegevens over de uitgenodigde inleiders en organisaties voor hem niet voldoende duidelijk is om wie het gaat en dus wat die personen en organisaties mogelijk voor het (gedrag van) aanwezige publiek zouden kunnen betekenen, zodat daardoor geen zorgvuldige risico-inschatting kan worden gemaakt. Dat het festival vaker (elders) zonder problemen is georganiseerd, maakt dat niet anders, aldus de rechter.

Weigering evenement op de evenementenkalender

Veel gemeente hebben een evenementenoverzicht of evenementenkalender. Voor een organisator van een evenement betekent de plaatsing op die lijst dat datum en locatie gereserveerd zijn en dat die plaatsing als voorwaarde geldt voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. Een plaats op het evenementenoverzicht betreft een toekomstige onzekere gebeurtenis. De vaststelling van de evenementenkalender is aan te merken als een besluit in de zin van artikel 1:3, eerste lid, van de Awb. Dus als de organisator niet op de evenementenkalender wordt geplaatst kan hij daar bezwaar tegen indienen. Zie bijvoorbeeld de uitspraak van de Raad van State over de aanvraag van Rotterdam Outdoor voor een dancefestival.

Evenementenvergunning voor draaimolen

Om uit de coronadepressie te komen bedacht een ondernemer een draaimolen op een plein in de stad. In het kader van het herstelplan horeca. De gemeente verleende hiervoor een evenementenvergunning. Een bewoner aan het plein maakte bezwaar; er zouden al teveel evenementen op het plein zijn en er zou telkens een rustweek ingelast worden. De rechter overweegt dat de evenementenvergunning wel verleend mocht worden. Geluidsoverlast is beperkt. Gelet de belangen bij het evenement, te weten het herstelplan voor de horeca, mocht de gemeente daaraan redelijkerwijs een doorslaggevend gewicht heeft mogen toekennen. Daarbij komt dat, gelet op de omvang van het plein, de kleinschaligheid van het evenement en ook gelet op de door verzoeker ingezonden foto, niet behoeft te worden uitgegaan van grote aantallen mensen die de zweefmolen doorlopend zullen bezoeken. De gemeente heeft de belangen van de omwonenden met de aan de vergunning verbonden voorschriften vooralsnog voldoende gewaarborgd.

Vergunning voor kermis

Met de vergunning voor de kermis in Zuid Scharwoude liep het niet goed. De rechter kwam er zelfs 2x aan te pas. In eerst instantie bepaalde de rechter dat onvoldoende gemotiveerd was waarom is gekozen voor de geluidsnorm van 85 dB(A). Onduidelijk is namelijk waarom 85 dB(A) noodzakelijk is voor de kermis, wanneer alle betrokken belangen worden gewogen. Ten tweede was niet gemotiveerd waarom voor de verschillende tijdsvlakken geen gebruik is gemaakt van verschillende geluidsnormen. Die gebreken kon de gemeente dus herstellen in een nieuw besluit met een betere onderbouwing van de evenementenvergunning. Ook was sprake van een afwijking van het eigen evenementenbeleid van de gemeente en ook dat dient goed gemotiveerd te worden. Dat deed de gemeente door naar het beleid van andere gemeente te verwijzen, maar dat werkt niet. Daar golden ook lagere geluidsnormen. Heel duidelijk is dit oordeel van de rechter: de rechtbank mist in het bestreden besluit kortgezegd hoe verweerder de belangen van de direct omwonenden in kaart heeft gebracht en hoe hij die heeft gewogen. Het belang van buurtbewoners moet natuurlijk altijd serieus genomen worden. En die belangenafweging moet blijken uit de motivering van het besluit. De gemeente mag nu voor de 3^e keer een nieuwe besluit nemen om de kermis te kunne laten plaatsvinden.

Evenement kinderkermis Utrecht mag doorgaan

Het evenement is een kleinschalige kinder- en familie kermis met als voornaamste doelgroep vaders en moeders met kinderen tot en met twaalf jaar. Hiertegen klaagde een omwonende die chronisch ziek is wegens de te verwachten geluidsoverlast
De rechtbank overweegt dat gemeente de belangenafweging om vergunning te verlenen in redelijkheid heeft kunnen maken. De rechtbank acht hierbij van belang dat de gemeente verschillende maatregelen heeft getroffen om geluidsoverlast te voorkomen. Ook zijn bij vergunning lagere geluidsnormen vastgesteld dan de geluidsnormen die waren vermeld op de verleende vergunning het jaar daarvoor. De gemeente mocht zich in redelijkheid op het standpunt stellen dat de hinder niet onaanvaardbaar is, ook niet voor iemand die ziek is. De bezwaarmaker heeft niet aangetoond waarom de vergunningverlening voor het evenement in strijd zou zijn met de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte.